Managers adjoints : les oubliés du management

On ne les connait pas, on n’en parle jamais, ils ne font l’objet d’aucun ouvrage sur le management, ni d’aucun article dans Linkedin. Il n’existe pas de formation pour leur apprendre leur rôle et à tenir un poste pourtant crucial dans les organisations. Leur position, entre le marteau et l’enclume rend leur tâche souvent difficile. Les managers adjoints ou adjoints de direction, sont les grands oubliés du management.

Il y a un an, un de nos clients nous sollicite pour la conception et l’animation d’un cursus de formation pour les managers. Et là, dans un recoin du cahier des charges, sur 4 petites lignes, on nous demande de prévoir aussi une formation spécifique pour les adjoints. En nous précisant que ces adjoints n’ont aucune autorité hiérarchique sur les équipes. Le nombre de lignes dans le cahier des charges accordé aux besoins des managers adjoints (en comparaison avec celles concernant les besoins des managers) en dit long sur l’intérêt que l’on porte à leur fonction.

Titillé par cette injustice, je concocte un programme de formation très innovant pour cette population. En amont et en intersession, des séances de travail avec leurs managers en vue de développer des complémentarités et d’équilibrer leur rôle entre responsabilités opérationnelles et responsabilités stratégiques. Bingo ! Le client adore le caractère innovant du programme. Première victoire dans la réhabilitation de la fonction d’adjoint.

Au programme de cet article :

1. Ni double, ni assistant, qu’est-ce qu’un manager adjoint ?
2. La bonne position par rapport au manager et à l’équipe.
3. Quelles sont les missions d’un manager adjoint ?
4. Quelles sont ses qualités principales ?
5. 8 conseils pour un couple manager / adjoint durable.
6. Où recruter cette perle rare ?

Ni double, ni assistant, qu’est-ce qu’un manager adjoint ?

L’adjoint ou « bras droit » du manager est une personne qui a pour rôle principale de seconder le manager d’une équipe ou d’un service. Il est généralement chargé de relayer les décisions managériales et d’orchestrer leur mise en œuvre avec les équipes de production. Le rôle d’adjoint implique des connaissances et des compétences métiers affirmées mais aussi des compétences relationnelles et managériales tout aussi affirmées.

En fonction de l’environnement, le rôle de l’adjoint prendra des formes différentes. Loin du rôle d’assistant classiquement attribué au « second » qui ne fait qu’appliquer sur le terrain les directives de son chef, le manager adjoint d’aujourd’hui doit développer de grandes capacités à :

• prendre des décisions en toute autonomie dans ses champs de responsabilité,
• contribuer à la réflexion stratégique,
• être un relai de communication aussi bien ascendant que descendant entre l’équipe et le management.

Du point de vue des personnalités, notons plusieurs points de vigilance :

• La tentation est grande de choisir comme adjoint un double de soi-même, un clone en quelque sorte. Cependant, travailler avec une personnalité trop proche de la sienne peut devenir un obstacle aux débats constructifs : toute chance d’améliorer une idée ou de faire émerger de nouvelles pistes se trouvera compromise.
• Un tandem composé de deux personnes complémentaires sera beaucoup plus créatif. La complémentarité des types de personnalité permet d’équilibrer les relations avec l’équipe et les activités à mener. Un manager plutôt intuitif et visionnaire aura intérêt à avoir un adjoint plutôt pragmatique et organisé pour mener à bien les projets décidés en commun.

La bonne position par rapport au manager et à l’équipe

En étudiant différentes situations, nous avons pu identifier 3 positions types de manager adjoint vis à vis de leur manager et leur équipe.

Position 1 : toujours devant. Le manager adjoint leader.

L’adjoint est l’interlocuteur principal de l’équipe. Il est identifié comme LE manager. Il porte des responsabilités qui ne sont pas les siennes. Le manager est absent dans la relation à l’équipe. Il délègue son rôle de manager à l’adjoint. Le risque de cette position est la perte de repère pour l’équipe qui ne sait plus qui est le véritable manager. La confusion des rôles risque à terme de générer des conflits entre le manager et l’adjoint.

Position 2 : toujours derrière. Le manager adjoint exécutant.

L’adjoint est un exécutant des décisions du manager. Il est ressenti par l’équipe comme l’exécuteur des basses œuvres. Ce rôle ingrat le rend souvent antipathique. Ses missions sont uniquement opérationnelles, il n’intervient jamais dans les décisions stratégiques. A terme il existe un risque de démotivation de l’adjoint.

Position 3 : toujours à côté. Le manager adjoint transparent.

L’adjoint est un clone du manager. Il n’a pas d’initiatives personnelles et il est toujours en accord et en soutien avec son manager face à l’équipe. Il ne prend pas d’initiative sans que celle-ci soit co-élaborée avec son manager. Il ne challenge jamais les décisions de son manager. Le risque de cette position est le syndrome de l’adjoint transparent. Il se confond avec son manager et l’équipe ne voit pas la plus-value de son rôle. Il est souvent bypassé.

La bonne position doit être trouvée dans un bon équilibre entre ces trois positions extrêmes.

Quelles sont les missions d’un manager adjoint ?

Traditionnellement, les missions d’un adjoint sont centrées sur la stratégie opérationnelle de la structure à laquelle il appartient. Le rôle d’un adjoint comporte une grande variété de missions et de responsabilités qu’il exerce souvent en véritable couteau suisse. En interviewant des managers adjoints, nous avons pu identifier les missions qui leur sont généralement confiées.

Les missions les plus souvent confiées aux managers adjoints :

• Organisation et planification du travail de l’équipe     
• Supervision et contrôle des activités quotidiennes     
• Élaboration et suivi des budgets            
• Communication interne
• Administratif RH
• Développement des compétences      
• Accueil et intégration  
• Maintenance et gestion des équipements
• S.I.                                         
• Achats

Les missions quelquefois confiées aux adjoints :

• Pilotage de la performance   
• Recrutement et évolution de carrière            
• Relation clients
• QVCT (Qualité de Vie et Conditions de Travail), QSE (Qualité, Sécurité, Environnement)        
• Communication externe 
• Relations sociales

Les missions rarement confiées aux adjoints :

• Pilotage de projets     
• Innovation                        
• Management (sauf en cas de remplacement du manager absent)

Quelles sont ses qualités principales ?

Une personne au poste d’adjoint doit avoir une variété de compétences et de qualités pour être à la hauteur des missions à mener.

·       Avoir une bonne connaissance de soi

Connaître ses atouts et ses zones d’effort est un prerequis indispensable à toute activité en lien avec le leadership. Le nec plus ultra, connaître le profil psychologique de son manager pour identifier les différences et les complémentarités du duo.

·       Avoir des compétences professionnelles affirmées.

Indispensable pour pouvoir accompagner et assister les équipes dans leur travail.

·       Savoir écouter

Le manager adjoint est souvent la personne la plus en prise avec les réalités de terrain et donc des difficultés ou problèmes rencontrés par l’équipe. Sa capacité d’écoute est essentielle et en fera un interlocuteur en qui l’équipe aura confiance et osera se confier.

·       Savoir s’affirmer, sans imposer

L’adjoint doit être capable de convaincre son supérieur de changer de point de vue sur un sujet par exemple, sans exercer de pression ou de contrainte. Mais aussi être capable de convaincre l’équipe de l’intérêt d’un changement. Le rôle du manager adjoint ne consiste pas à valider toutes les idées du manager et à les porter sans regard critique mais bien au contraire d’apporter sa touche et son point de vue.

Un adjoint trop effacé risquerait de réduire la capacité créative du duo, créativité qui nait souvent de la confrontation pacifique des idées.

De la même façon, face à l’équipe, le manager adjoint doit être capable de s’affirmer dans son rôle et dans ses prérogatives pour éviter que l’équipe ne le bypasse et communique directement avec le manager.

·       Savoir gérer les situations conflictuelles

La gestion des situations conflictuelles est une dimension importante du travail de l’adjoint. Souvent en prise directe avec l’équipe, il doit être capable de gérer les conflits entre lui et les équipiers et entre les équipiers. Souvent aux premières loges dans ces situations, le manager adjoint ne peut pas en permanence renvoyer cette gestion au manager, au risque de perdre sa crédibilité.

·       Maîtriser l’art de la communication

Un adjoint doit s’assurer que tous les équipiers puissent travailler le plus efficacement possible. Cela passe par une bonne capacité à communiquer, à transmettre l’information que ce soit pour expliquer une simple consigne de travail ou pour convaincre de l’intérêt d’un projet de changement important. Dans son rôle de relai des décisions stratégiques, l’adjoint doit savoir les présenter avec clarté, conviction tout en se mettant à l’écoute des réactions de l’équipe. Il doit savoir argumenter, convaincre et répondre aux oppositions et aux objections.

·       Savoir négocier

Les adjoints sont souvent confrontés à des situations de négociation. Que ce soit avec des fournisseurs dans le cadre de leurs missions d’achat ou avec les équipiers, voire les représentants du personnel sur des sujets comme le temps de travail, les congés, la formation ou  les promotions.

·       Avoir une bonne gestion du temps et des priorités

Gérer le temps et les priorités est une compétence essentielle pour la fonction d’adjoint, et d’autant plus importante qu’il a en charge une grande variété d’activités. Il doit donc être capable de prendre des décisions rapidement et d’organiser son travail et celui des autres efficacement en optimisant le temps et en se centrant sur les priorités.

8 conseils pour un couple manager / adjoint durable !

Là encore, plusieurs facteurs sont à considérer pour que le binôme fonctionne de manière harmonieuse :

1. Partager les mêmes objectifs et la même vision. Les deux protagonistes doivent tirer dans le même sens.
2. Avoir clairement délimité le périmètre de responsabilité de chacun pour éviter de marcher sur les plates-bandes de l’autre ce qui va inévitablement engendrer de la confusion dans l’équipe. Expliquer qui est responsable de quoi à l’équipe.
3. Se concerter avant de prendre des décisions importantes. Eviter que l’autre soit mis au pied du mur devant l’équipe. Rien de pire qu’un duo manager / adjoint qui se contredit face à l’équipe.
4. Savoir se dire les choses en cas de désaccord en vue de trouver une solution commune à porter auprès de l’équipe.
5. Être solidaire des deux côtés. Être solidaire de son manager pour l’adjoint et être solidaire de son adjoint pour le manager.
6. Pour le manager, renvoyer les demandes de l’équipe devant être traitées par l’adjoint à l’adjoint et ainsi éviter que l’équipe ne le by passe.
7. Eviter de faire de l’adjoint son « assistant » et lui confier uniquement les activités opérationnelles et ingrates à faible valeur ajoutée. L’adjoint doit pouvoir participer aux décisions stratégiques, son avis étant d’autant plus important qu’il est souvent plus au fait des réalités de terrain et de l’état d’esprit de l’équipe.
8. Confier à l’adjoint des activités sur lesquelles il a l’entière autorité de décision sans que cela passe par la validation du manager. Cela renforce sa crédibilité.

Où recruter cette perle rare ?

Dans un premier temps, nous pouvons considérer qu’il n’est pas évident de passer soudainement du rôle de collègue à celui d’adjoint. Cette évolution pouvant susciter des jalousies dans l’équipe et générer des difficultés pour le manager adjoint, dans la mesure où il va devoir changer totalement de posture dans sa relation avec ses anciens collègues. Ce changement de posture pouvant lui-même engendrer des tensions relationnelles entre lui et l’équipe.

Notre conseil : il vaudrait mieux, pour une première expérience d’adjoint, que celui-ci l’exerce avec une équipe nouvelle avec laquelle il n’a pas eu de relation. Il sera alors plus facile pour lui (elle) de se rendre légitime.

Cependant, et dans la mesure où c’est l’équipe elle-même, et dans un consensus général, qui désigne le manager adjoint parmi ses membres, la nomination d’un adjoint issu de l’équipe peut être une bonne chose. L’adjoint issu de l’équipe possédant l’avantage de bien connaitre le contexte, les métiers, l’organisation et les membres de l’équipe, il pourra être très rapidement opérationnel sur son poste. Encore faut-il qu’il fasse consensus.

Ainsi, le métier de manager adjoint représente un défi à la fois intéressant et exigeant. Il nécessite non seulement de bonnes compétences, mais aussi une grande capacité d’adaptation et de prise de décisions. Il implique surtout, au moment de la prise de poste, de trouver rapidement le bon équilibre avec son manager dans les niveaux de responsabilité pour n’être ni LE manager,
ni l’assistant, ni le clone.

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