L’art de la simplicité, pourquoi est-ce si compliqué de faire simple ?

On rêve tous de simplicité et paradoxalement, on complexifie souvent. Dans nos vies quotidiennes, nombreuses sont les occurrences où nous sommes amenés à préparer des supports écrits et les présenter à l’oral. Et comme la nature a horreur du vide, nous avons une fâcheuse tendance à les remplir, à en faire un peu, voir beaucoup trop lorsque vient le moment de livrer notre rendu.  

Pourquoi diable est-ce si compliqué de faire simple ? Comment expliquer que tant de présentations, écrites ou orales, soient encore surchargées ou interminables ? Au-delà de ces écueils dans lesquels nous tombons facilement, sur quels repères s’appuyer pour faire simple sans être simpliste ? Comment dépasser certaines croyances qui nous collent à la peau ?  

Revenons ensemble sur 3 syndromes encore largement répandus. Voyons où ils puisent leurs sources et comment les éviter au mieux.   

1- Le syndrome « Buzz l’éclair » : la longueur, premier ennemi de la simplicité

Qu’est-ce que ce personnage de Toy Story vient faire là ? Vous n’êtes pas sans savoir que Buzz l’éclair nous pousse toujours à aller « vers l’infini et l’au-delà ». Cela se traduit dans nos quotidiens professionnels par des présentations à rallonge ou des réunions interminables dont nous ne voyons plus le bout.

La croyance qui se cache derrière ? Plus c’est long, plus je montre que j’ai travaillé le sujet. Car si j’ai produit des dizaines de diapositives ou que j’ai parlé pendant plusieurs heures d’affilée, c’est que j’ai bien travaillé le sujet, n’est-ce pas ?

Que disent les études sur le sujet ? La capacité de concentration en réunion des cadres est d’une cinquantaine de minutes, alors que les réunions durent en moyenne 1h20 (soit 30 minutes de plus) ! Un quart de vos collaborateurs perdent même le fil après 30 minutes.

Une piste ? Écourtez votre présentation et votre temps de parole, quitte à refaire une 2e réunion courte sur le sujet. Et simplifiez encore et encore. Selon Cyrille Darrigade, neuro-practicien, la durée idéale d’une réunion est même de vingt à trente minutes. À méditer, en restant vigilant pour éviter les deux symptômes à venir… Chez Cinaps, nous accompagnons les managers à se questionner sur leur posture d’animateur de réunion. Nous leur apportons une méthodologie simple et efficace pour optimiser leurs réunions tout en favorisant l’intelligence collective.
Découvrez ici nos conseils, dans une infographie, sur « Comment animer des réunions collaboratives ? »

*En savoir plus :
– 52 minutes : le temps maximum de concentration des cadres en réunion. Les Echos.

2- Le syndrome du « kouign-amann » : la lourdeur ou l’anti-simplicité.

Du beurre, du beurre et encore du beurre. Remplacez le beurre par des bullets points et des phrases longues et complexes, et vous obtenez une pâte dense et peu digeste d’informations difficiles à retenir.  

La croyance qui se cache derrière ? Plus c’est chargé, plus c’est intelligent.  

Que disent les études et les spécialistes à ce sujet ? 6 à 13 mots par diapositive, voilà la cible à garder en tête à l’heure de préparer votre présentation. Évidemment, ces éléments sont à nuancer selon la nature de votre support. Sera t-il présenté à l’oral ? Doit-il être « autoportant » et se suffire à lui-même ? 

Une piste ? Contentez-vous d’une idée par diapositive, et d’une dizaine de mots, tout au plus, pour chacune d’entre elle. C’est l’origine même du mot « simple » qui vient du latin simplex qui signifie « formé d’un seul élément ». Nos voisins anglais iraient même jusqu’à dire « Less is more » ! Pour aller plus loin, vous pouvez faire le test des 5 secondes : affichez votre diapositive 5 petites secondes, puis masquez la. Qu’avez vous retenu ? Si le résultat ne vous satisfait pas, ajustez votre message ! 

Si vous voulez approfondir le sujet et mettre en pratiques quelques conseils bien sentis, rendez-vous sur Réussir vos présentations Powerpoint et Keynote « 1 jour 1 conseil ».

3- Le syndrome Eminem : vitesse et simplicité ne font pas bon ménage.

Connu pour son style musical atypique, Eminem peut également se targuer d’avoir le record du plus grand nombre de mots prononcés en 30 secondes : 229. Soit plus de 7,6 mots par seconde. Cependant, cette prouesse syllabique est à proscrire de vos présentations orales car elle risque de faire décrocher votre auditoire plus vite que la musique ! Soit par excès d’informations soit par fatigue psychologique.  

La croyance qui se cache derrière ? Plus je parle, moins je laisse de blanc, plus j’ai d’impact. Nous pourrions même aller jusqu’à parler d’une peur : celle d’oublier quelque chose, de ne pas pouvoir faire passer tous nos messages.  

Que disent les études sur le sujet ? Visez entre 120 et 150 mots par minute, c’est le débit idéal, adopté par la majorité des grands orateurs. En revanche, gardez en tête que varier le rythme peut être un excellent moyen de capter l’attention de l’auditoire. En évitant d’en abuser bien entendu.  

Une piste ? Multipliez les « micro-pauses » entre vos phrases, car le silence est un excellent moyen de récupérer l’attention de votre auditoire et de ralentir votre débit. À bon entendeur… 

L’exercice de simplification est donc paradoxalement assez compliqué. Car il nous pousse à aller à l’encontre de certains mécanismes sécurisants profondément ancrés dans notre imaginaire. Pourtant il vous permettra d’être plus percutant dans vos écrits et vos prises de paroles, en vous concentrant sur l’essentiel et en allant « straight to the point ».  

Mieux, ce travail d’élagage est un vrai cadeau pour votre auditoire, qui comprendra plus facilement les éléments importants et sera plus à même de mémoriser les messages clés. 

Chez Cinaps, nous sommes convaincus que cette quête de simplicité est même cruciale pour embarquer vos collaborateurs dans un projet, et que le jeu en vaut la chandelle !  C’est tout l’art de manager autrement !

Finalement, le challenge sera de faire vôtre cette maxime d’Antoine de Saint-Exupéry :

« Il semble que la perfection soit atteinte non quand il n’y a plus rien à ajouter, mais quand il n’y a plus rien à retrancher. » 

Antoine de Saint-Exupery

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