Comment coopérer efficacement à distance ? Nos 10 conseils

Même si aujourd’hui beaucoup de collaborateurs reviennent au bureau, le télétravail perdure. La conséquence, une organisation des équipes en mode hybride, avec notamment des personnes en full distanciel, et d’autres qui font le choix d’un mixte entre travail sur site, espace de coworking et home office. Dans ces conditions, qui sont aujourd’hui la nouvelle normalité, le manager doit s’adapter, voici quelques conseils pour favoriser la cohésion et coopérer efficacement à distance au sein de votre équipe.

Pourquoi la coopération est-elle plus difficile à distance ?

La distance a plusieurs effets sur les relations de travail, effets qui peuvent devenir critiques si les managers ne font rien pour les atténuer.

1- La perte de sens, de la vision, de la stratégie et des objectifs. A distance les personnes perdent souvent de vue ces éléments du fait de l’isolement et de la raréfaction des contacts avec leur manager.

2- L’isolement et la perte de la relation avec les autres. La distance peut générer une baisse des interactions et conduire des collaborateurs plutôt introvertis à une perte de sociabilisation génératrice de risques psychosociaux.

3- Les distorsions dans la communication. A distance il est plus difficile de communiquer à travers les outils digitaux qui «tuent» un peu la spontanéité et ne permettent pas toujours de visualiser les manifestations non verbales.

4- Les difficultés à réaliser certaines actions courantes avec les outils digitaux. Faire un brain-storming à distance, c’est possible, notamment grâce à des outils d’interactivité comme Klaxoon ou Beekast, encore faut-il que tout le monde soit équipé et sache l’utiliser.

5- Le management à l’aveugle. A distance le manager ne peut pas tout voir ni tout contrôler. Il peut perdre l’équilibre dans la relation en étant soit trop dans le contrôle, soit trop dans le laisser faire.

En 2019, Steelcase a interrogé plus de 3 000 dirigeants, managers et collaborateurs issus d’entreprises de diverses tailles en Australie, en France, en Allemagne, au Japon, aux États-Unis et au Royaume-Uni. Entre autres résultats, l’étude met en évidence que le travail en coopération est unanimement considéré comme primordial (d’après 97 % des répondants), notamment pour produire des idées innovantes (93 %). L’étude révèle que pour que la coopération fonctionne, les membres de l’équipe doivent être fédérés autour d’un objectif commun (à 60%). Voici quelques conseils avant de passer à l’action.

10 conseils pour aider les managers à coopérer efficacement à distance  

Conseil n°1 : se connecter régulièrement en équipe

Régulièrement ne veut pas dire fréquemment. C’est instaurer des rituels de rencontre en équipe dans lesquels on se parle :

1. Des activités et du business
2. Mais aussi du vécu émotionnel du travail à distance « comment chacun d’entre nous le vit ? »
3. Et surtout des apprentissages : à savoir « ce que l’on fait bien, ce que l’on pourrait faire mieux dans le travail à distance ».

Jetez un oeil sur notre dernier E-Book. On aborde notamment la posture du manager facilitateur, vous savez ce super-héros, capable de stimuler la collaboration et susciter l’envie de faire ensemble !

Conseil n°2 : redire en permanence le sens, la vision, la stratégie, les objectifs et les priorités

Vous passerez peut-être pour un radoteur mais vous éviterez bien des dérives !

Conseil n° 3 : jouer de la subsidiarité et faire confiance

Soyez très clair sur les objectifs et laissez vos collaborateurs décider de la meilleure manière de les atteindre. Vous renforcerez ainsi le sentiment de confiance et vous responsabiliserez vos collaborateurs. En d’autres termes, évitez le micro-management, donnez régulièrement du feedback constructif et positionnez-vous comme un coach aidant.

Conseil n°4 : susciter des initiatives de coopération

Plutôt que de demander seulement à Xavier de travailler sur le dossier Dupont, demandez-lui de travailler en binôme avec Hervé. Vos collaborateurs apprendront à travailler ensemble. Lancez des projets collectifs en allant chercher les « moins coopérants » (les électrons libres).

Conseil n°5 : instaurer des rituels conviviaux et informels

Ce qui manque le plus à distance c’est la relation informelle. Favorisez des moments d’échanges extraprofessionnels (pauses café virtuelles), des afterworks virtuels (avec interdiction de parler boulot) ou professionnels comme les Quickwins (réunion flash au cours de laquelle chacun évoque son succès de la semaine ou du mois).

Conseil n°6 : prendre régulièrement la température pour lutter contre l’isolement

Soyez à l’initiative des contacts avec vos collaborateurs que ce soit au niveau individuel ou collectif. Un appel juste pour savoir comment va votre collaborateur et comment il vit la distance ou le télétravail. Repérez les signaux faibles de mal-être et proposez une aide en cas de besoin. Utilisez les mood boards ou les hapiness doors sur lesquels chacun indique son humeur chaque jour de la semaine.

Conseil n°7 : simplifier les process

Les personnes saturent de la « zoomification » des relations de travail. Réduisez au strict nécessaire les réunions de travail. Utilisez des méthodes agiles pour les animer plus efficacement : Kanban, Lean Coffe…

Conseil n°8 : utiliser les méthodes d’intelligence collective

Elles favorisent la coopération et permettent d’améliorer les capacités à travailler ensemble. Elles peuvent être utilisées à distance. Brain storming, Worldcafé, Forum ouvert, Design Thinking… Organisez des formations sur les outils digitaux : ZOOM, TEAMS, KLAXOON, BEEKAST par exemple… C’est indispensable, l’usage de ces outils est un incontournable aujourd’hui. Ne laissez pas les personnes « patauger » dans le digital.

Conseil n° 9 : favoriser la co-responsabilité

Lors des réunions d’équipe chacun évoque généralement ses activités et en fait un bilan. Utilisez les 4 questions magiques pour susciter la coopération et la co-responsabilité (nous sommes tous responsables du succès de chacun).

1. Où en es-tu ? / Qu’as-tu fait ?
2. Quels sont les freins/difficultés ?
3. Que pouvons-nous faire pour t’aider (nous l’équipe)
4. Que fais-tu demain ? / Quel est ton plan d’action ?

Lire aussi notre article « Equipes de direction : osez la coopération et la co-responsabilité ! »

Conseil n° 10 : co-construire un cadre et des règles de travail à distance avec son équipe

Enfin dernier conseil mais de loin le plus important, c’est définir ensemble la meilleure manière de coopérer à distance. Vous pouvez les élaborer à partir des 9 conseils précédents. Ce cadre devra régulièrement être adapté aux évolutions de votre environnement et des conditions de travail. Il doit donc être souple.